Manajemen Operatif

Administrasi pengendaliannya berkaitan pula dengan kegiatan-kegiatan operatif yang berbentuk kerjasama antat sejumlah personal yang ada didalamnya. Kegiatannya berupa kegiatan pengelolaan organisasi kerja bersifat mendukung terwujudnya kegiatan manajemen administratif secara efektif. Maka dapat disimpulkan manajemen operatif adalah kegiatan kerjasama antar personal yang menyangkut kegiatan yang mendukung terwujudnya manajemen administrasi.

 Kegiatannya antara lain adalah :

a.      Tata usaha

b.      Perbekalan.

c.       Kepegawaian

d.      Keuangan

e.      Hubungan masyarakat

a.      Tata usaha

Fungsi tata usaha adalah mengadakan pencatatan tentang segala sesuatu yang terjadi didalam suatu organisasi untuk digunakan sebagai sumber informasi ,keterangan atau data bagi pimpinan untuk mengambil keputusan. Maka pengertian tata usaha adalah segenap rangkaian aktifitas menghimpun, mencatat, mengadakan, menggandakan, mengirim dan menyimpan bahan keterangan untuk suatu organisasi.

Secara luas tata usaha disebut office administration atau administrasi perkantoran. Menurut The Lian Gie (2000), tenaga tata usaha memiliki tiga peranan pokok yaitu:

a.      melayani pelaksanaan pekerjaan-pekerjaan operatif untuk mencapai tujuan dari suatu organisasi,

b.      menyediakan keterangan-keterangan bagi pucuk pimpinan organisasi itu untuk membuat keputusan atau melakukan tindakan yang tepat, dan

c.       membantu kelancaran perkembangan organisasi sebagai suatu keseluruhan.

Berdasarkan pendapat The Lian Gie di atas, maka peranan tenaga administrasi sekolah sesungguhnya hanya satu yaitu sebagai administrator karena ketiga peranan yang diungkapkan di atas yaitu melayani, menyediakan, dan membantu sama dengan administrasi.

Jika ditinjau dari sudut asal usul kata (etimologis), maka ADMINISTRASI berasal dari Bahasa Latin:
Ad + Ministrare.
Ad berarti intensif, sedangkan Ministrare berarti melayani, membantu, dan memenuhi atau menyediakan (Husaini Usman, 2006)

Mill dan Standingford (1982) menyebutkan delapan kegiatan tenaga administrasi yaitu: (1) menulis surat, (2) membaca, (3) menyalin (menggandakan), (4) menghitung, (5) memeriksa, (6) memilah (menggolongkan dan menyatukan), (7) menyimpan dan menyusun indeks, dan (8) melakukan komunikasi (lisan dan tertulis).

Karena tujuan dari kegiatan tata usaha adalah menunjang kegiatan administrasi, maka agar hasil yang diharapkan maksimal, maka kegiatannya harus direncanakan, diarahkan, dikoordinasikan, dikontrol, dan dikomunikasikan dengan baik.

Sedangkan menurut Nansen School, Birm, UK, 2001 Fungsi staff Tata usaha adalah menangani urusan administrasi yang dibagi menjadi 4 bagian:
- School assistant
- Clerical assistant
- Finance assistant dan
- General assistant

Dan menurut Hasil Rapat Kepala Tata Usaha Sekolah Di Bogor tahun 1996 tugas dari Tata Usaha adalah membantu :

1. Proses belajar mengajar
2. Urusan kesiswaan
3. kepegawaian
4. peralatan sekolah
5. urusan infrasturcture sekolah,
6. keuangan
7. bekerja di laboratorium
8. perpustakaan dan
9. hubungan masyarakat

Sementara menurut Direktorat Tenaga Kependidikan, utk Sekolah atau Madrasah, staf tata administrasi sekolah/Tata Usaha berfungsi untuk memberikan perlayanan prima dalam bidang administrasi. Pelayanan prima disini adalah baik dalam arti sebenarnya maupun dalam arti singkatannya. adapun singkatan dari PELAYANAN PRIMA adalah
- Pantas
- Empati
- Langsung
- Akurat
- Yakin
- Aman
- Nyaman
- Alat
- Nyata
- Perkataan
- Rahasia
- Informasi
- Mudah, dan
- Ahli.
dan arti singkatan ini sekaligus sebagai Karakteristik Pelayanan Prima.

dan menurut Direktorat Tenaga Kependidikan, tugas-tugasnya staf Tata Usaha (Tenaga Administrasi) Sekolah adalah sebagai:
- collector
- reporter
- programmer
- duplicator
- calculator
- sender
- archivist
- communicator
- technician
- expeditor
- waiter
- caretaker.
dari segala urusan administrasi di sekolah

ditambahkan khusus untuk Kepala staf Tata Usaha / tata adsmisistrasi sekolah (yang mengepalai semua staf TU) perannya ditambahkan 1 lagi yaitu sebagai: Manajer. tugas tambahan tersebut ialah sebagai:
- planner
- organizator
- motivator
- coordinator
- delegator
- problem solver
- decision maker dan
- evaluator
dari masalah-masalah Tata Usaha / administrasi sekolah

b.      Perbekalan

Kegiatan administrasi perbekalan berupa usaha pengadaan, pengaturan dan pemeliharaan alat pembantu yang diperlukan dalam melakukan kegiatan pencapaian tujuan. Dan dalam setiap organisasi memerlukan perbekalan yang berbeda, bahkan sesama lembaga pendidikan pun memiliki kebutuhan yang berbeda sesuai dengan konsentrasi masing-masing lembaga pendidikan tersebut.

Maka pengertian dari administrasi perbekalan  adalah usaha perlayanan dalam bidang material dan fasilitas kerja lainnya bagi personal dalam satuan kerja dilingkungan suatu organisasi guna meningkatkan efisiensi dan efektivitas kerja.

Benda yang dikelola dalam administrasi perbekalan dapat dikelompokkan menjadi dua golongan yaitu :

1.      Benda-benda habis pakai, yaitu peralatan yang dapat habis dalam waktu relatif singkat bila dipergunakan. Misalnya ; kertas-kertas, karbon, kapur tulis dan lain-lainnya. Pengertian habis dipakai adalah sebagai berikut ;

a.      Benar-benar habis atau musnah setelah dipergunakan, seperti ; bensin, bahan labor,dan lainnya.

b.      Berubah sifat dan bentuknya bila dipakai seperti : kayu dan besi yang digunakan untuk praktek,karton untuk grafik dan lainnya.

c.       Berubah sifatnya sehingga tidak dapat dipergunakan lagi untuk hal yang sama, seperti karbon, pita mesin tik dan lainnya.

2.      Bahan yang tahan lama, yakni peralatan yang dapat dipergunakan terus menerus atau untuk jangka waktu yang cukup lama. Seperti kursi, meja,dan papan tulis.

Dan benda diatas dapat pula dibedakan menjadi benda inventaris yang dapat bergerak dan benda yang tetap.

Persoalan terpenting dalam administrasi perbekalan adalah pengadaan peralatan agar dapat dipergunakan pada saat yang tepat. Dan ini memerlukan komunikasi yang tepat dan baik antara bagian perencanaan dan bagian pengadaan barang demi menghindari pemborosan dana. Karena pengadaan dan pemeliharaan peralatan memerlukan dana yang tidak sedikit, sehingga memerlukan perngkoordinasian dan pengawasan serta pemanfaat yang tepat.

c.       Kepegawaian.

Administrasi personal atau administrasi kepegawaian dapat diartikan sebagai proses penggunaan tenaga manusia sebagai tenaga kerja dalam suatu usaha kerjasama. Proses ini meliputi penerimaan, penempatan/penggunaan, pengembangan/ pembinaan, dan pemberhentian.

Dan dalam dunia pendidikan pegawai dapat dibedakan menjadi 2 yaitu :

1.      Tenaga edukatif/ tenaga teknis / tenaga profesional. Yakni personal yang memegang proses belajar-mengajar.

2.      Tenaga administrasi / tenaga non edukatif. Yakni personal yang tidak langsung  mewujudkan proses belajar mengajar.  Antara lain ; pegawai tata usaha, pegawai laboraturium, keuangan, sopir, pegawai perpustakan, cleaning servis dan lainnya.

Maka demi mencapai hasil yang maksimal dalam penerimaan pegawai harus berpegang pada pribadi personal tersebut dan harus disesuaikan dengan lapangan pekerjaan yang tersedia.

Proses pengelolaan kepegawaian sebagai bagian manajemen operatif dapat dibagi menjadi dua yaitu :

1.      Administrasi kepegawaian dalam arti luas, yakni yang menyangkut kebijaksanaan penerimaan, penempatan, pembinaan, dalam menciptakan perangkat kepegawaian yang stabil, berprestasi, berkelangsungan, dan setia pada organisasi kerja.

2.      Administrasi kepegawaian dalam arti sempit, yakni kegiatan yang menyangkut tata usaha kepegawaian dalam memenuhi haknya antara lain mengenai memproses surat-menyurat pengangkatannya, pemindahannya, kenaikan pangkatnya, pemberhentiannya dan lain-lain.

d.      Hubungan masyarakat

hubungan masyarakat dapat diartikan sebagai rangkaian kegiatan organisasi /instansi untuk menciptakan hubungan yang harmonis dengan masyarakat atau pihak-pihak tertentu diluar organisasi tersebut, agar mendapatkan dukungan terhadap efisiensi dan efektivitas pelaksanaan kerja secara sadar dan suka rela.

Maka hasil dari hubungan yang harmonis dengan masyarakat adalah sebagai berikut;

1.      Adanya salinng pengertian antara organisasi atau instansi dengan pihak luar.

2.      Adanya kegiatan saling membantu karena mengetahui manfaat, arti dan pentingnya peranan masing-masing.

3.      Adanya kerjasama yang erat dengan masing-masing pihak dan merasa bertanggung jawab atas suksesnya usaha pihak lain.

Maka untuk mencapai tujuan tersebut tugas bagian humas yang harus dipenuhi adalah ;

1.      Memberi informasi dan menyampaikan ide serta menyebarluaskan pada masyarakat atau pihak-pihak yang membutuhkan.

2.      Membantu pimpinan dalam menyebarluaskan informasi pada masyarakat atau pihak-pihak yang memerlukan.

3.      Membantu pimpinan mempersiapkan bahan-bahan yang diperlukan pimpinan dan cara-cara yang terbaik dalam menyebarluaskan informasi.

4.      Membantu pimpinan dalam mengembangkan rencana kegiatan lanjutan yang berhubungan dengan perlayanan masyarakat sebagai akibat dari timbal balik hubungan dengan pihak luar.

Sementara agar lebih efektif, maka humas perlu memperhatikan asas-asas berikut :

1.      Obyektif dan resmi.

2.      Organisasi yang tertib dan disiplin.

3.      Informasi harus bersifat menarik simpati untuk berpartisipasi.

4.      Kotiniyunitas informasi.

5.      Memperhatikan opini masyarakat.

Kegiatan manajemen operatif yang meliputi ketatausahaan, perbekalan, keuangan dan hubungan masyarakat, sebagai sistem yang merupakan fungsi sekunder, hanya akan berfungsi bagi administrasi sebagai total sistem bila kegiatannya dilakukan dengan sungguh-sungguh yaitu dengan merencanakan, mengorganisasi, mengarahkan, mengontrol dan mengkomunikasikan oleh dan dengan para administrator dan staf.